سیستم مدیریت تماس و صف انتظار
سیستم مدیریت تماس و صف انتظار نیز یکی از امکانات کاربردی و مزایای ویپ برای کسب و کارهای اینترنتی می‌باشد. گاهی اوقات، یکی از کارمندان سازمان مشغول صحبت تلفنی با یک مشتری است، اما دیگر همکاران وی آزاد هستند و می‌توانند دیگر تماسهای دریافتی آن کارمند را پاسخ دهند. برنامه‌های مدیریت تماس، استراتژی پاسخگویی گروهی را اجرا می‌کنند. این برنامه‌ها، تماسهای تلفنی را به جای یک نفر، به چندنفر ارجاع می‌دهند. بدین ترتیب، اطمینان حاصل خواهد شد که تلفن‌ها، نه برمبنای دسترسی پذیری یک کارمند، بلکه برحسب دسترسی پذیری کل گروه کارمندان پاسخ داده می‌شوند.
برنامه‌های مدیریت تماس، زمان انتظار را برای مشتریان حذف می‌کنند و تماسهای دریافتی را به کارمندان آزاد هدایت می‌نمایند. به این ترتیب تمام اعضای گروه بطور همزمان از دریافت تماس مطلع می‌شوند و همه‌ی اعضا، شانس پاسخگویی به تلفن را دارند. در برخی از برنامه‌ها، اعضا برحسب نوبت، تلفن‌ها را پاسخ می‌دهند؛ این بدان معناست که هر تماس تلفنی، پس از عبور از یک پنجره‌ی زمانی، به کارمند بعدی هدایت می‌شود.
با استفاده از امکانات مدیریت تماس سیستم تلفنی مبتنی بر VOIP می‌توان مدت زمان تماس، زمان نگهداری، زمان انتظار، دایورت کردن تماس، نشان دادن شناسه‌ی تماس گیرنده، انتظار تماس، مسیریابی تماس و به طور کلی همه‌ی موارد مربوط به یک تماس را ردیابی نمود.
استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مکان
به طور مثال در زمان دورکاری، کارکنان می‌توانند از راه دور به خدمات رسانی و پاسخگویی بپردازند و با دسترسی لحظه‌ای ، تنها با اتصال به اینترنت ، تمامی همکاران با یکدیگر در ارتباط بوده و از خدمات دورکاری استفاده نمایند.
یک شماره تجاری رسمی داشته باشید
این قابلیت یکی از جذاب‌ترین امکانات و مزایای سیستم VOIP برای کسب و کارهای اینترنتی و نو پا می‌باشد. با استفاده از این قابلیت امکان تهیه شماره تماس در تهران و فعالیت در دیگر شهر‌ها وجود دارد. ارائه یک شماره تماس ثابت به خصوص در تهران حس اعتماد را در مشتریان ایجاد می‌کند.
جایگزین کردن سیگنال‌های اشغال با ویژگی‌های تلفن‌های کاری هوشمند
مخرب‌ترین و منفی‌‌ترین جنبه‌ی یک سیگنال اشغال، انتقال پیام “مخاطب در دسترس نمی‌باشد” به مشتری است. در دنیایی که مشتری در انواع رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و تماسهای ویدئویی غرق شده است، سیگنال اشغال صرفاً یک بوق آزاردهنده نیست؛ بلکه پایان تمایل مشتری به برقراری تماس با شماست. و احتمالاً، ایشان با یکی از رقبای شما تماس خواهد گرفت.
سیستم VOIP، از مشخصات و ویژگی‌هایی برخوردار می‌باشد که زمان انتظار تماس گیرنده را کاهش داده و تجربه‌ی ایشان از برقراری تماس تلفنی با سازمان شما را بهبود می‌بخشد. بدین ترتیب، می‌توان تعداد تماسهای تلفنی ناموفق را به حداقل رساند.
پخش موسیقی برای سرگرم کردن مشتریان پشت خط
شرکت تلفن و تلگراف آمریکا (AT & T) اخیراً طی پژوهشی بدین نتیجه رسیده است که مشتریانی که به مدت ۳۰ ثانیه و بدون پخش موسیقی، پشت خط منتظر می‌مانند، تصور می‌کنند که زمان انتظار ایشان بیش از ۹۰ ثانیه به طول انجامیده است؛ حال آنکه مشتریانی که طی همان زمان، ضمن گوش سپردن به موسیقی منتظر می‌مانند، تصور می‌کنند که زمان انتظار ۱۵ ثانیه بوده است. نتیجه ی این پژوهش کاملاً مشخص است: اگر مشتریان را پشت خط منتظر می‌گذارید، یک موسیقی برایشان پخش کنید.
موسیقی انتظار، به سادگی قابل پخش است. اکثر شرکت‌ها، موسیقی‌های استاندارد نظیر سبک‌های جاز و کلاسیک را به عنوان موسیقی انتظار انتخاب می‌کنند؛ و ضمن بروزرسانی سیستم خود، امکان تغییر و انتخاب موسیقی موردعلاقه را برای مشتریان فراهم می‌آورند. بعلاوه، شما می‌توانید یک پیام صوتی را به عنوان موسیقی پخش کرده و طی آن، اطلاعاتی درباره ی خدمات و محصولات خود در اختیار مشتری قرار دهید.
